Privacy

Versie: juli 2026

Koepoort Koffie hecht veel waarde aan jouw privacy. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij deze beveiligen en welke rechten je hebt.

Door gebruik te maken van onze website of een bestelling te plaatsen, ga je niet automatisch akkoord met deze privacyverklaring, maar word je geïnformeerd over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

1. Wie zijn wij?

Koepoort Koffie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Koepoort Koffie

De Zompe 53

4353 RT Serooskerke

Nederland

E-mail: info@koepoortkoffie.nl

Website: https://koepoortkoffie.nl

KvK: 22063847

BTW-nummer: NL001752508B89

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe je onze website gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Bij een bestelling

• Voor- en achternaam

• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)

• Factuuradres

• Verzendadres

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Betaalgegevens

• Bestelhistorie

• BTW-nummer (zakelijke klanten)

Bij het aanmaken van een account

• Naam

• E-mailadres

• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

• Bestelgeschiedenis

• Voorkeuren

Bij contact

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail of een contactformulier verwerken wij:

• Naam

• E-mailadres

• Telefoonnummer (indien verstrekt)

• Inhoud van je bericht

Bij het inschrijven voor de nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief verwerken wij:

• Naam (optioneel)

• E-mailadres

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onder iedere nieuwsbrief.

Automatisch verzamelde gegevens

Tijdens je bezoek aan onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld, zoals:

• IP-adres

• Browsertype

• Besturingssysteem

• Bezochte pagina's

• Datum en tijd van bezoek

• Verwijzende website

• Apparaattype

Deze gegevens worden gebruikt om onze website te verbeteren en de veiligheid te waarborgen.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

• het verwerken van bestellingen;

• het leveren van producten;

• klantenservice;

• het beantwoorden van vragen;

• het verzenden van orderbevestigingen;

• het versturen van facturen;

• het afhandelen van betalingen;

• het verzenden van nieuwsbrieven (na toestemming);

• het verbeteren van onze website;

• het analyseren van bezoekersgedrag;

• fraudepreventie;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Volgens de AVG verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer je een bestelling plaatst.

Wettelijke verplichting

Zoals de fiscale bewaarplicht.

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld:

• websitebeveiliging;

• klantenservice;

• fraudepreventie;

• verbetering van onze dienstverlening.

Toestemming

Voor onder andere:

• nieuwsbrieven;

• marketingcookies;

• bepaalde analytische cookies.

Je kunt een eenmaal gegeven toestemming altijd weer intrekken.

5. Bestellingen

Wanneer je een bestelling plaatst verwerken wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om jouw bestelling uit te voeren.

Hieronder vallen onder andere:

• verwerking van betalingen;

• verzending;

• klantenservice;

• garantie;

• administratie.

Zonder deze gegevens kunnen wij jouw bestelling niet uitvoeren.

6. Betalingen

Voor de verwerking van online betalingen maken wij gebruik van Mollie B.V.

Mollie verwerkt persoonsgegevens zoals:

• naam;

• betaalgegevens;

• bankrekening;

• betaalmethode;

• IP-adres;

• transactiegegevens.

Mollie verwerkt deze gegevens volgens haar eigen privacybeleid en uitsluitend voor het uitvoeren van betalingen.

Koepoort Koffie ontvangt nooit volledige creditcardgegevens.

7. Verzending

Voor het bezorgen van bestellingen werken wij samen met:

• PostNL

• DPD

Hiervoor delen wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor levering:

• naam;

• afleveradres;

• e-mailadres (indien nodig voor Track & Trace);

• telefoonnummer (optioneel).

Deze vervoerders gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor het bezorgen van jouw bestelling.

8. Nieuwsbrief

Wanneer je toestemming geeft, gebruiken wij jouw e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven.

Hiervoor maken wij gebruik van Mailchimp.

Mailchimp verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het verzenden van e-mails en het analyseren van de prestaties van onze nieuwsbrieven, zoals:

• openingspercentages;

• klikgedrag;

• uitschrijvingen.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief.

9. Contactformulier en e-mail

Wanneer je contact met ons opneemt bewaren wij jouw gegevens zolang als nodig is om jouw vraag correct af te handelen.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor:

• beantwoording van vragen;

• klantenservice;

• opvolging van offertes;

• ondersteuning na aankoop.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Koepoort Koffie maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om onze website goed te laten functioneren, het gebruik van de website te analyseren en jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens je bezoek aan onze website op je computer, tablet of smartphone worden opgeslagen.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën cookies:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen van de webshop niet goed werken, zoals:

• het winkelmandje;

• het afrekenen;

• het inloggen op je account;

• beveiliging van de website.

Voor deze cookies is geen toestemming vereist.

Voorkeurscookies

Deze cookies onthouden jouw voorkeuren, zoals:

• taalinstellingen;

• landkeuze;

• eerder ingevulde gegevens.

Hierdoor hoef je deze informatie niet steeds opnieuw in te voeren.

Analytische cookies

Met behulp van analytische cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website.

Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics 4.

Deze gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd verwerkt en helpen ons om:

• de prestaties van de website te verbeteren;

• populaire pagina's te herkennen;

• technische problemen op te lossen;

• de gebruikerservaring te optimaliseren.

Waar nodig vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Marketingcookies

Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Deze cookies kunnen worden gebruikt om:

• advertenties relevanter te maken;

• campagnes te meten;

• socialmediaplatformen te ondersteunen.

Je kunt jouw cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen via de cookie-instellingen van onze website.

11. Google Analytics 4

Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Google Analytics kan onder andere de volgende gegevens verwerken:

• IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd);

• apparaatgegevens;

• browserinformatie;

• bezochte pagina's;

• duur van het bezoek;

• klikgedrag;

• verwijzende websites.

Wij hebben waar mogelijk privacyvriendelijke instellingen toegepast.

Google kan gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit gebeurt, worden passende waarborgen toegepast overeenkomstig de AVG.

Meer informatie vind je in het privacybeleid van Google.

12. Shopware

Onze webshop draait op Shopware.

Shopware verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de webshop, waaronder:

• klantaccounts;

• bestellingen;

• winkelmandjes;

• productvoorkeuren;

• facturatie;

• klantenservice.

Shopware verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van Koepoort Koffie.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dit kan onder andere gebeuren met:

• Mollie (betalingen);

• PostNL;

• DPD;

• Mailchimp;

• hostingprovider;

• IT-dienstverleners;

• accountant;

• belastingdienst indien wettelijk vereist.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, waar nodig, een verwerkersovereenkomst.

14. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de eisen van de AVG.

Hiervoor worden passende waarborgen toegepast, zoals:

• Standard Contractual Clauses (SCC's);

• adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie;

• aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig.

15. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Algemene bewaartermijnen zijn:

Wanneer wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn voorschrijven, houden wij ons daaraan.

16. Beveiliging van persoonsgegevens

Koepoort Koffie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Onder meer maken wij gebruik van:

• beveiligde SSL/TLS-verbindingen;

• beveiligde servers;

• toegangsbeveiliging;

• sterke wachtwoorden;

• regelmatige software-updates;

• beperkte toegang tot persoonsgegevens voor medewerkers.

Hoewel wij ons uiterste best doen jouw gegevens te beschermen, kan geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag volledige veiligheid garanderen.

17. Jouw rechten

Volgens de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt onder andere het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;

• gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking te beperken;

• bezwaar te maken tegen verwerking;

• jouw toestemming in te trekken;

• gegevens over te dragen aan een andere organisatie (dataportabiliteit).

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten?

Neem dan contact met ons op via:

info@koepoortkoffie.nl

Wij reageren in principe binnen één maand op jouw verzoek.

18. Klachten

Ben je van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens?

Neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie vind je op:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Koepoort Koffie behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer wetgeving, onze dienstverlening of andere omstandigheden daarom vragen.

De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

20. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op.

Koepoort Koffie

De Zompe 53

4353 RT Serooskerke

Nederland

E-mail: info@koepoortkoffie.nl

Website: https://koepoortkoffie.nl

KvK: 22063847

BTW-nummer: NL812913573B01